Wie Sie den Nutzen einer Trainingsmaßnahme ermitteln

Jede Form der Aus- und Weiterbildung kostet Geld und erfordert Aufwand. Ob das Geld gut angelegt ist, ob sich der Aufwand tatsächlich lohnt, ist für jedes Unternehmen eine wichtige Frage, gerade wenn die Finanzmittel knapp sind.

  • Sind die Schulungen „nice to have“ oder bringen sie tatsächlich handfeste Vorteile?
  • Könnte das Geld besser investiert werden?
  • Würde eine Verringerung der Mittel zu einer Verschlechterung der Qualifikation, der Arbeitsergebnisse und der Motivation der Mitarbeiter führen?

Diese Fragen gilt es zu beantworten, wenn der Stellenwert der Aus- und Weiterbildung erhalten bleiben oder noch verbessert werden soll.

Die Kosten für eine Qualifizierung lassen sich einfach ermitteln

Bei der Evaluation von Traningsmaßnahmen werden die Kosten dem Nutzen gegenüber gestellt. Der erste Schritt zu aussagekräftigen Daten ist die Ermittlung der Kosten. Dabei hilft eine grobe Schätzung jedoch nicht weiter. Ein realistisches Bild erhält man nur, wenn man alle anfallende Kosten – nach ihrer Art unterteilt – ermittelt. Kosten, die dabei gern vergessen werden, sind etwa Fahrtkosten, Abwesenheit während der Weiterbildung, Kosten für die Vorbereitung der Trainer und Teilnehmer, für die Organisation der Schulung, für die Bedarfsanalyse, die Auswahl der Trainer und Teilnehmer und für die Evaluation.

Der Nutzen einer Trainingsmaßnahme steckt im Detail

Auf der anderen Seite steht der Nutzen der Trainingsmaßnahme. Leider ist dieser oftmals viel schwieriger zu ermitteln. Dies liegt an den folgenden Umständen:

  • Der Aufwand zur Ermittlung kann hoch sein, so hoch, dass im Extremfall die Kosten für die Evaluation den Nutzen der Qualifizierung übersteigen.
  • Der Nutzen kann sich erst allmählich einstellen. Je weiter aber die Zeit voranschreitet, desto schwieriger ist der Nachweis eines direkten Ursache-Wirkung-Zusammenhangs.
  • Vor allem aber: Der Nutzen lässt sich bisweilen nur schwer greifen.

Die einfachste Möglichkeit, den Nutzen zu bestimmen, liegt darin, die Teilnehmer und deren Vorgesetzte den Nutzen der Qualifizierung abschätzen zu lassen. Doch auch hier ergibt sich ein Problem: Die Ergebnisse dürften äußerst subjektiv und für Schlussfolgerungen nicht geeignet sein. Die Kunst besteht deshalb darin, den Nutzen anhand messbarer Kennzahlen bestimmen zu können. Abschlüsse, Umsätze und Neukunden sind einfach zu ermittelnde und deshalb gern genommene Kennwerte.

Quantitativer Nutzen vs Qualitativer Nutzen

Berücksichtigen sollten Sie jedoch sowohl den quantitativen Nutzen als auch den qualitativen. Der quantitative Nutzen ist noch vergleichsweise einfach herauszufinden – zum Beispiel:

  • Zeiteinsparungen, etwa schnellerer Abschluss von Maßnahmen und Erhöhung der Termintreue,
  • Erhöhung der Produktivität, etwa Zahl der bearbeiteten Vorgänge pro Tag und Mitarbeiter,
  • Verbesserung der Qualität, etwa Abnahme von Fehlern und der Zahl der Beschwerden.

Allen diesen Werten können mehr oder weniger gut Kostenkalkulationen zugrunde gelegt werden und sie lassen sich so vergleichsweise gut erfassen.

Anders schaut es dagegen beim qualitativen Nutzen einer Qualifizierung aus, etwa:

  • bessere Mitarbeiterzufriedenheit,
  • höhere Motivation der Mitarbeiter,
  • bessere Zusammenarbeit im Team,
  • geringere Anzahl von Konflikten,
  • schnelle und reibungslose Einführung neuer Verfahren.

Diese Auflistung zeigt bereits, dass solche Werte nicht aussagekräftig sind. Sie sind zu allgemein und zu verschwommen. Was bedeuten schon Mitarbeiterzufriedenheit oder bessere Zusammenarbeit? All diese Aussagen benötigen eine Konkretisierung, einen „Messwert“ oder Indikator. Solche Indikatoren können beispielsweise sein:

  1. Antwortzeiten
  2. Bearbeitungszeiten
  3. Fehleranzahl
  4. Anzahl der Beschwerden
  5. Anzahl der Rückfragen

Eine Kosten-Nutzen Analyse mag im Einzelfall mühsam sein

Bei der Erreichung von Unternehmenszielen sind Weiterbildungsmaßnahmen Mittel zum Zweck.Ihnen bleibt jedoch keine wirkliche Alternative. Denn jede Organisation möchte ihre Ziele erreichen und dies so effizient wie möglich.  Kurz gesagt, sie möchte wenig Geld ausgeben und wenig Aufwand treiben, aber einen hohen Nutzen erreichen. Trainings sind dabei Mittel zum Zweck.

Glücklicherweise lässt sich der Nutzen von Trainingsmaßnahmen meist über Kennwerte bestimmen – wobei es oft schwierig ist, passende und gleichzeitig aussagekräftige Kennzahlen zu identifizieren.

 

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